업무효율을 높일 협업 툴 고민 될 땐 PLUS Messenger를 써보자

일을 잘한다는 것은 '소통'이 원활하다는 생각을 한 적 있다 (http://mnworld.co.kr/1741)

3년 전에 한 생각이지만 현재도 이 생각에는 변함이 없다. 

일이 진행이 되고 어떻게 하면 서로 신뢰가 쌓이며 조금 더 효율적으로 일을 할 수 있을까 라는 물음은 끝 없이 다가온다. 

사람이 완벽하면 별다른 문제가 없겠지만, 사람이 완벽할 수가 없기에 이를 도와줄 수 있는 툴이나 방법론들을 찾게 된다. 

애자일 방법론도 사용해보고, 수 없이 많은 협업 툴을 사용해보고 현재도 사용중이다. 

공과 사를 구별하는 것 만으로도 큰 효과를 거둔 Slack, 자유도를 높인 트렐로, 오픈 소스로 제공되는 레드마인 등 다양한 툴들이 존재한다. 

물론 상황에 따라 툴의 목적이 다르기 때문에 한가지 툴만 고집할 순 없다. 

(어떤 상황에서는 모두가 글을 적을 수 있는 구글 드라이브 문서조차 훌륭한 툴의 역할을 하기도 한다)

오늘 이야기 할 협업 툴인 PLUS Chat은 직접 개발을 하고 있는 툴이다.

개발을 하며 실제로 우리 팀의 협업에 사용해보니 효율성이 높아 글을 적어본다. 

일반적으로 업무에서 일이 발생하는 케이스는 두가지로 나눠보자.

첫번째 진행 프로세스 및 일정에 따라 목표를 설정하여 진행되는 세부 할 일들, 

두번째 클라이언트에게서 긴급하게 요청이 들어오는 일들, 

이 때, 관리자와 팀원들간의 소통 프로세스가 이루어진다. 

회의를 하거나, 

혹은 카카오톡으로 급하게 부탁을 하거나, 

혹은 공식적으로 로그를 남기기 위해 메일을 보내거나,

혹은 말로 이야기를 하거나,

이 프로세스에서 핵심적인 부분은 "언제까지 어떤 일을 수행해야 합니다"가 정확하게 협업자에게 전달이 되어야 한다. 

일이 전달이 된 이후에는 일이 마무리 될 때까지 협업자와 관리자가 업무 진행상황을 Tracking 하게 된다.

이 핵심적인 부분에서 신뢰가 쌓이거나 혹은 신뢰가 무너지기도 한다. 

신뢰가 무너지는 상황을 보자. 

1. 고객이 급하게 버그 수정 요청을 했는데, 실무자에게 까먹고 이야길 하지 않았다. 팀원 뿐 아니라 고객의 신뢰도 무너진다. 

2. 옆자리에 있는 실무자에게 "이 버그 수정해주세요" 라고 이야길 한 뒤, 몇 시간 뒤 확인하면 "아...깜빡했네요" 고객 뿐 아니라 협업자와의 신뢰가 무너진다. 

3. 의도는 전달되었으나 일들의 우선순위가 정확하지 않아 우선적으로 처리되어야 할 일이 밀려버렸다. 역시나 신뢰가 무너진다.

특수한 상황이 아니라 실무에서 흔하게 발생하는 상황들이다. 

협업자들간의 공통 된 목적과 생각, 의도가 일치하면 신뢰는 쌓이게 되고, 서로 효율적이고 생산적으로 협업이 가능하다. 

위와 같은 상황이 벌어지는 원인을 생각해보면, 

"끊임없이 발생하는 일들이 널부러져 있는 상황"이기 때문이다. 

관리의 역할을 하는 사람도 '사람'이기 때문에 모든 상황을 제어하기 힘들며, 실수가 발생하는 경우가 있다. 

실수는 곧 신뢰가 무너지는 것이며 신뢰란 무너뜨리긴 쉬워도 쌓기는 굉장히 어렵다.

혼자서 일을 한다면 혼자 이해를 하고 Google Keep이나 Todo 관련 툴들을 이용하여, 일의 처음부터 끝까지 스스로 Tracking하며 일을 마무리 할 수 있겠지만, 문제는 다 같이 협업하는 상황이라는 것이다.

이런 상황에서 현명한 우리는 툴의 도움을 받고자 한다. 

그렇다면 PLUS Chat은 이런 상황에서 어떻게 도움이 될까?

PLUS Chat은 기본적으로 채팅이 기반이 된다. 

아까의 상황을 떠올려보자. 

고객에게 급한 일이 들어오거나, 혹은 타임 테이블을 짠 뒤 일을 진행해야 하는 상황이다. 

PLUS에서 협업을 하는 사람을 초대하여 채팅을 시작한다. 

간단하게 부탁의 내용을 적고, 할 사람과 기한을 적은 뒤 저장을 하면 "부탁"이 만들어진다.

추가적으로 설명이 되어야 하는 부분은, 채팅으로 정확하게 설명과 의도를 전한다.

부탁을 만들게 되면 "오늘"이란 탭에서 어떤 실무자가 오늘까지 처리되어야 하는 일에 대해 어떤 액션을 취해야 하는지 뜨게 된다. 

오늘까지 해야 되는 일에 대해서는, 매일 9시 그리고 일이 주어진 2시간 뒤에 자동으로 메세지가 전송된다. "일을 준 사람에게는 확인 해야 할 일을," "일을 해야 할 사람에게는 해야 될 일"에 대해 끊임 없이 리마인드를 하게 도와준다. 

업무가 진행이 되고 있는지, 빠짐없이 내가 해야 할 일들을 진행하고 있는 지에 대해 툴이 역할을 대신 하게 된다. 

또 한 가지 플러스적인 요소는, 일을 해야 되는 입장에서 "다 되었나요?" 라는 물음을 사람에게 듣지 않게 된다는 점이다. 심리적으로 사람에게 이런 푸쉬를 받을 때에는 반감이 생기기 쉽다. 반면 시스템이나 기계로부터 받는 메세지는 의미는 동일하지만, 반감을 크게 가지지 않는 효과가 있다.

일을 진행하는 프로세스는 간단하다. 

일을 부탁으로 만들고, 실무자는 기한 내에 주어진 일을 진행하며 '하는중'과 '다했어요' 버튼을 누르고, 관리자는 메세지가 뜨면 일을 확인하고 마무리지으면 된다.

일이 발생한 뒤, 일을 전달하고, 잘 되어가는지 Tracking하고, 마무리까지 확인하는 과정을 거치기 때문에 "신뢰를 잃을 수 있는 상황"에 대해 PLUS를 통해 상당 부분 커버가 가능하다. 

물론 툴이라는 것이 어디까지나 사용하는 사람들의 마음에 따라 효용가치가 하늘과 땅 차이긴 하겠지만, 

신뢰가 무너지는 상황을 겪었거나 혹은 효율적인 관리를 원한다면 PLUS는 분명히 제 역할을 해낼 수 있는 툴이라 생각된다. 

PLUS 

https://plus.chat

안드로이드 구글플레이 / iOS 앱스토어에서 "PLUS" 혹은 "Deltapds"를 검색하면 사용이 가능하다. 

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mintshop.plus